Okazja do przemówień w większym gronie współpracowników, gości lub klientów w zawodzie asystentki może zdarzać się dosyć często. Jako prawej ręce szefa mogą być ci powierzone obowiązki nadzorowania prawidłowego przebiegu lub poprowadzenia zebrania czy konferencji. Wtedy zajmiesz się kierowaniem spotkania, którego celem jest przede wszystkim to, aby zaplanowane wcześniej punkty programu zostały zrealizowane.

Podstawowa zasada, która funkcjonuje w wystąpieniach publicznych, to przede wszystkim dobre przygotowanie. Nie pozbędziemy się jednak całkowicie tremy, napięcia, szczególnie wtedy, kiedy mamy do czynienia z grupą po raz pierwszy. Jest to naturalna reakcja organizmu przed nieznanym. Jeżeli przygotowujesz swoje wystąpienie, prezentujesz slajdy, powinnaś zawsze mieć przy sobie dodatkowe notatki. Będziesz czuła się wtedy pewniej, zawsze możesz przecież do nich zajrzeć i nikt nie uzna tego za brak kompetencji. Błędem jest z pewnością czytanie treści z kartki lub wyświetlanych na ekranie w pokazie multimedialnym. Przy użyciu takich pomocy jak rzutnik, odnosimy się tylko do omawianego tematu, hasła, tytułu, który popieramy przykładami, ponieważ słuchacze z łatwością potrafią przeczytać i odebrać prezentowany tekst. Urozmaicaj slajdy zdjęciami, clipartami, wykresami. One bardziej przemawiają do odbiorców i działają na ich wyobraźnię, umożliwiając szybsze i łatwiejsze zapamiętywanie. W ten sposób odbiór myśli przewodniej dla uczestników jest bardziej przejrzysty i na dłużej pozostaje w pamięci. Używaj również flipcharta przy okazji podsumowania konkluzji wynikających np. z dyskusji. Rób na nim ważne notatki, zapisuj myśli kolorowymi flamastrami. Podczas spotkania powinnaś reagować, jeżeli ktoś zboczy z właściwej treści. Musisz zadbać też o to, żeby dyskusja nie toczyła się w nieskończoność. Dlatego w odpowiednim czasie podsumuj wnioski, powtórz ustalony dotychczas plan działania i przejdź do kolejnego punktu.

Kierując swoje wypowiedzi do grupy:

• Mów wyraźnie i odpowiednio głośno
• Modeluj głos szczególnie przy przekazywaniu trudnych treści
• Mów językiem zrozumiałym, spójnym, poprawnym gramatycznie
• Unikaj wyrażeń żargonowych, skrótów myślowych

Używając kontaktu wzrokowego z grupą:

• w małej grupie – patrz od czasu do czasu na każda z osób
• w dużej grupie – spoglądaj na odległość 2-3 rzędu

Chcąc być dobrze zrozumianą i nawiązywać pozytywne relacje z grupą:

• Używaj słów „zbliżających” cię do uczestników
• Unikaj zdań wielokrotnie złożonych
• Ostrożnie posługuj się slangiem
• Wyrażaj to, co myślisz – bądź asertywna
• Odnoś się do przykładów i doświadczeń
• Postępuj zgodnie z własnymi słowami
• Nie przerywaj wypowiedzi innych
• Nie krytykuj i nie oceniaj
• Uśmiechaj się

Napisany przez: Kinga Kaszuba
Źródło: www.portaldlasekretarek.pl