Czy wybór stanowiska asystencko - sekretarskiego był świadomy? Jak Pani została asystentką?

Wybór ten był jak najbardziej świadomy. Pracę jako asystentka rozpoczęłam już w poprzedniej firmie na początku 2007 roku.

W moim przypadku rozpoczęcie pracy na stanowisku asystenckim odbyło się standardową drogą, mianowicie odpowiedziałam na ogłoszenie z prasy, zostałam zaproszona na rozmowę, pomyślnie przeszłam proces rekrutacji i rozpoczęłam pracę.

Jakie kryteria musiała Pani spełnić, żeby wygrać rekrutację w Grupie LOTOS? Jak wyglądały poszczególne etapy rekrutacji?

Jeśli dobrze pamiętam, to ogłoszenie było właściwie standardowe, tzn.: dobra znajomość języka angielskiego, biegła obsługa MS Office, oraz doświadczenie na podobnym stanowisku.

Pierwsza rozmowa przeprowadzona była przez pracownika Asystentka.pl, który zarekomendował moją osobę jako spełniającą warunki postawione przez Grupę LOTOS. Zostałam zaproszona na kolejną rozmowę, która odbyła się ze specjalistą z biura zarządzania zasobami ludzkimi w Grupie LOTOS. Trzecią rozmowę przeprowadziła ze mną Pani Dyrektor ds. Obsługi Zarządu i Korporacji, a ostatnia – czwarta – z Wiceprezesem Zarządu, którego sekretariat mam teraz przyjemność prowadzić.

Sekretariat Zarządu jest na pewno miejscem, gdzie cały dzień dużo się dzieje. Domyślam się, że po kilku miesiącach pracy nie ma tam dla Pani zadań niemożliwych do wykonania. Interesuje mnie jednak, z jakimi problemami zmagała się Pani na początku zatrudnienia?

Uważam, iż fundamentalną zasadą w firmie jest poznanie jej schematu organizacyjnego. Jako że Grupa LOTOS ma ten schemat bardzo rozbudowany, zapoznanie się z nim sprawiło mi na początku pracy trochę problemu. Dzięki koleżankom i kolegom z zespołu, którzy zawsze życzliwie służyli swoją pomocą udało mi się jednak szybko poznać strukturę firmy, co bardzo usprawnia codzienną pracę.

Jakie wyzwania Pani pamięta do dziś? Jakie zadanie zlecone przez przełożonego zaskoczyło Panią najbardziej?

Właściwie to nie zlecono mi żadnego zadnia, które mogłoby mnie zaskoczyć. Prowadząc sekretariat członka zarządu spotykam się z wieloma zadaniami, aczkolwiek żadne z nich nie wybiegają poza zakres obowiązków, który na tym stanowisku jest wymagany.

Jakie Pani cechy były przydatne na początku pracy w Grupie LOTOS, a jakie nowe nabyła Pani podczas pracy w obecnej firmie?

Jako że jestem osobą otwartą i łatwo nawiązującą kontakty, przyczyniło się do to szybszego zaadoptowania. Nauczyłam się w nowej firmie przede wszystkim zasad asertywności.

Proszę opowiedzieć o najcięższym dniu w Pani pracy.

Każdy dzień jest inny, każdy dzień niesie ze sobą nowe zadania. Jest wiele ciężkich dni, wszak to duży sekretariat bardzo dużej firmy. Ale proszę mi wierzyć podczas intensywnej pracy jestem w swoim żywiole.         To chyba wrodzona umiejętność i uważam, że wykonywanie kilku rzeczy na raz to nieodzowny atrybut asystentki/sekretarki.

Poprzednio pracowała Pani w firmie działającej w branży informatycznej. Czym różni się współpraca z obecnym i byłym pracodawcą?

Największa różnica we współpracy związana jest z odmiennością branży. Firma, w której pracowałam poprzednio działała w sektorze IT, obecna zaś w obszarze energetycznym. Trzeba wykazać się znajomością specjalistycznego słownictwa, aby zrozumieć rozmówcę zarówno w poprzedniej jak i obecnej spółce.

Jakie obowiązki zawodowe dają Pani największą satysfakcję?

Obowiązki – słowo to z reguły nie kojarzy się z czymś przyjemnym. Jak już wcześniej wspomniałam świetnie odnajduje się w sytuacjach wymagających podzielności uwagi. W przypadku wykonywania w tym samym czasie rezerwacji hotelu on-line, prowadzenia rozmowy telefonicznej i rozdzielania poczty spełniam się w zupełności.

Jakie nowe umiejętności ceni Pani z dotychczas zdobytego w Grupie LOTOS doświadczenia?

Podczas pracy w Grupie LOTOS mam okazję brania udziału w szkoleniach ułatwiających pracę. Nauczyłam się także konsekwentnie podejmować decyzje oraz rozróżniać priorytety.

Jakie według Pani cechy ułatwiają pracę na stanowisku asystentki / sekretarki?

Jest to przede wszystkim kreatywność i łatwość nawiązywania kontaktów a kluczem do tego wszystkiego jest umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach.

Co najbardziej ceni sobie Pani w swojej pracy?

Zespół. Zawsze mogę liczyć na pomoc koleżanek z sąsiednich sekretariatów. W przypadku zastępstw, czy nawet przekierowywania rozmów nie spotkałam się z odmową. Świadomość, iż zawsze można liczyć na przychylność koleżanek z zespołu tworzy naprawdę komfortowe warunki pracy.

Jakie było Pani pojęcie o pracy na stanowisku asystentki przed podjęciem zatrudnienia, jak różni się ono od obecnego postrzegania?

Przyznam, iż było ono odmienne od stanu rzeczywistego. Nie zdawałam sobie wcześniej sprawy jaką samodzielnością należy się wykazać  w pracy na tym stanowisku.  Nie sądziłam również jak duża odpowiedzialność  spoczywa na asystentce/sekretarce.

Co robi sekretarka wiceprezesa firmy Grupy LOTOS w czasie wolnym?

Jestem zapalonym kinomaniakiem. Gdy tylko mam okazję odwiedzam kino, posiadam także całkiem pokaźną wideotekę. Gram również w tenis, choć wytrawny gracz nazwałby to raczej odbijaniem piłki...

Większość osób marzy o karierze zawodowej w dużej firmie, Pani udało się zdobyć pracę w Grupie LOTOS. Jaką radę dałaby Pani pozostałym marzycielom?

Najważniejsze zasady to pozytywne myślenie i wytrwałe dążeniu do celu. W moim przypadku cały proces rekrutacji do Grupy LOTOS trwał 3 miesiące. Dla jednych krótko – dla mnie było to dość długo. Niemniej jednak nie zrezygnowałam, tylko cierpliwie przechodziłam przez kolejne etapy rekrutacji i ani przez chwilę nie pomyślałam, że teraz inna osoba mogłaby odpowiadać Pani na te pytania...

Rozmawiała Agata Pławczyk - specjalista ds. rekrutacji w agencji Asystentka.pl