Zadaniem pracowników biura jest sprawne i rzetelne przekazywanie informacji klientom i kontrahentom firmy. Z pomocą w szybkiej realizacji powierzonych zadań przychodzi im nowoczesna i intuicyjna technologia VoIP. Poznajcie cztery najistotniejsze funkcje VoIP dla biura.
Funkcja 1. Telekonferencje
Stanowią rozwiązanie idealne dla firm, w których praca odbywa się na zasadzie kooperacji specjalistów pracujących wspólnie w biurze z pracownikami wykonującymi swoje obowiązki w trybie home office. Telekonferencja umożliwia aktywną wymianę doświadczeń, podsumowanie uzyskanych efektów czy wyznaczenie nowych zadań. Daje także szansę na sprawne przekazanie informacji na temat niezbędnych poprawek.
Telekonferencja polega na prowadzeniu grupowych rozmów telefonicznych z wykorzystaniem specjalnych pokojów konferencyjnych dla wielu uczestników. Maksymalnie komunikacja może zrzeszać do 50 osób.
Funkcja 2. Numery wewnętrzne
Duże firmy składają się zazwyczaj z konkretnych działów, zajmujących się ściśle określonymi zadaniami. Numery wewnętrzne mają tę zaletę, że umożliwiają sprawne połączenie się z konkretnym pokojem i daną grupą pracowników odpowiedzialną za wykonanie bieżącego zadania. Numeracja wewnętrzna jest także tańsza niż kupowanie dla każdego działu w firmie numeru miejskiego.
Funkcja 3. Wirtualny fax
Z aktywacji tej usługi VoIP płynie bardzo wiele korzyści dla pracowników przedsiębiorstwa. Wirtualny fax stanowi nowoczesne, wygodne i ekonomiczne rozwiązanie, które sprawdzi się nie tylko w małej, ale również dużej firmie. Rozwiązanie to daje sprawny dostęp do archiwalnych wiadomości, umożliwia też odczytanie pozostawionego komunikatu bezpośrednio z wiadomości e-mailowej lub poprzez panel FCN. Ponadto, wirtualny fax jest opcją stworzoną dla osób ceniących nowoczesność, które chcą iść z duchem czasu. W jaki sposób? Otóż wirtualny fax pozwala wyeliminować z ograniczonej przestrzeni biurowej kłopotliwe i zajmujące dużo miejsca urządzenia, które na dodatek są dość awaryjne. Kolejne opasłe teczki ze zarchiwizowanymi dokumentami znikają na rzecz plików na dysku komputera. W tym miejscu wspomnieć należy o kolejnej zalecie urządzenia – oszczędności. Chodzi tu nie tylko o miejsce, ale także o budżet firmowy – brak tradycyjnego faxu pozwala zaoszczędzić pieniądze na zakupie materiałów eksploatacyjnych, takich jak papier ksero czy tonerów. Znika również konieczność ich kosztownych napraw. Oszczędność papieru wpływa z kolei pozytywnie na zachowania proekologiczne w firmie, a także zmniejsza zapotrzebowanie na biurowe niszczarki papieru. Wirtualny fax zyskuje sobie coraz więcej zwolenników również za sprawą swojej prostoty użytkowania (łatwej intuicyjnej konfiguracji) oraz mobilności (z faxu można korzystać poza biurem, w każdym miejscu na świecie z dostępem do internetu).
Ponadto, warto pamiętać, że wirtualny fax jest kompatybilny z pozostałymi funkcjami VoIP, takim jak chociażby interaktywne menu IVR.
Funkcja 4. Menu IVR
Interaktywne menu IVR (skrót pochodzi od angielskiego terminu 'Interactive Voice Response’) to nic innego jak usługa w pełni automatycznego menu, które umożliwia połączenie się osobie dzwoniącej z dowolnym numerem. Interaktywne menu IVR, dzięki opcji kolejkowania połączeń, świetnie sprawdza się także do obsługi dużego ruchu i z tego powodu często wykorzystywane jest jako narzędzie pomocnicze do prowadzenia firmowej infolinii.
