Klub Wiedzy Męski punkt widzenia

5 zasad pisania skutecznej oferty handlowej

21 października, 2014 0 komentarzy

Bardzo wielu sprzedawców, kontaktując się z potencjalnymi klientami, często słyszy niezbyt oczekiwane zdanie – „proszę złożyć ofertę na piśmie”. Nie ukrywam, że jest to mój bardzo skuteczny sposób na pozbycie się natrętnego sprzedawcy. W większości przypadków, sprzedawca wyraźnie niezadowolony rezygnuje z dalszego kontaktu.

Jako menedżer sprzedaży, bardzo szanuję pracę moich kolegów z branży. Prośba o ofertę na piśmie to nie to samo, co „odczep się”. Jeżeli nie jestem czymś zainteresowany, po prostu o tym mówię i dziękuję za kontakt. Jeżeli coś mnie jednak zainteresowało, a nie mam w danej chwili czasu lub oczekuję więcej szczegółów, często proszę właśnie o pisemną ofertę. Pomijam już fakt, że jestem wzrokowcem. Do tego bardzo konkretnym, jak na inżyniera przystało.

W pracy sprzedawcy, na różnym poziomie interakcji z klientem, może pojawić się prośba o złożenie pisemnej oferty. Uważam, że warto poznać podstawy pisania profesjonalnych i skutecznych ofert. Dzisiaj wiele podmiotów gospodarczych z definicji proceduralnej oczekuje co najmniej 3 ofert, w celu ich porównania i uniknięcia możliwych błędów w ocenie sytuacji.

Taka oferta powinna zawierać wskazówki, jakie kroki powinien podjąć klient, aby czerpać jak największe korzyści z zakupionej usługi czy produktu. Niezwykle ważne jest odpowiednie jej zredagowanie. Powinna być czytelna, przejrzysta, według jasnego schematu i jak najkrótsza. Profesjonalna oferta zawiera kilka ważnych elementów, ułożonych w odpowiedniej kolejności.

W pierwszej części oferty, klient powinien się dowiedzieć, na jaki wydatek finansowy powinien się przygotować w przypadku przyjęcia tej oferty i jakie cele uda mu się osiągnąć. Powinien być co najmniej jeden cel mierzalny i inny abstrakcyjny, np. zmniejszenie kosztów produkcji o 15%, szybsze procesy technologiczne o 10 % itp., pomoc w zdobyciu przewagi nad konkurencją, itp..

Następnie w kilku zdaniach opisujemy sposoby, jakimi zrealizujemy nasze ofertowe zobowiązania. Wymieniamy konkretne działania, dzięki którym osiągniemy założone cele. Musimy wskazać, w jaki sposób zamierzamy dopasować naszą usługę czy produkt do jego wyjątkowych potrzeb, uprzednio już zdefiniowanych. Nasza oferta powinna oczywiście zawierać termin jej możliwej realizacji.

Warto określić konkretne terminy kolejnych kontaktów czy już dostawy, co umożliwi klientowi na przygotowanie się do spotkania i wdrożenie do własnego terminarza. Musimy być pewni, że klient dowie się, co konkretnie otrzyma za swoje pieniądze. Dlatego oferta pisemna powinna pokazywać w jasny sposób, jak jej akceptacja pozytywnie wpłynie na jego działalność.

Zakończenie dobrej oferty zawiera zarówno argumenty odwołujące się do logiki, jak i do emocji. Podstawą dobrych praktyk jest przedstawienie korzyści. Wszak klienci nie są zainteresowani cechami naszych produktów czy usług. Klienci kupują wyobrażenie o pożądanym przez siebie efekcie końcowym, zaletach i korzyściach.

Dobra oferta handlowa wymaga zatem odpowiedniego przygotowania i staranności. Powinna zostać przekazana w sposób profesjonalny. Oznacza to odpowiedni wybór terminu złożenia oferty. Nie każdy czas jest dobry, zależy on od klienta! W miarę możliwości sprzedawca powinien postarać się osobiście zaprezentować ofertę zespołowi klienta. Znacznie podnosi to jego szanse na końcowy efekt. Z dużym prawdopodobieństwem można oczekiwać wielu pytań czy też próśb o jej uzupełnienie.

Nie warto spełniać każdego oczekiwania klienta, jeżeli czujemy, że jest to rodzaj pewnej fanaberii. Strona przedstawiająca ofertę występuje jako ekspert i powinna prezentować tylko to, co uważa za istotne i niezbędne. Zbyt wielu sprzedawców poległo na uzupełnianiu ofert o rzeczy nieistotne, podczas gdy klient już wybrał inną ofertę. Był tylko zainteresowany przeprowadzeniem swojego procesu selekcji. Dbajmy o to, aby nasza oferta była zarówno wyczerpująca, jak i dostosowana do potrzeb danego klienta. Nie zawsze chodzi tu o jego oczekiwania. To nie jest tak, że klient dokładnie wie, czego oczekuje. Przypomnę słowa Henry Forda „gdybym się pytał klientów czego oczekują, dowiedział bym się, że szybszych koni”. Pilnujmy też, żeby nasza oferta nie przekraczała zdolności finansowych nabywcy. Naszym celem jest pozyskać klienta, a nie przygotować najlepszą, bezkonkurencyjną ofertę.

Autor tekstu: Lech Dworaczyński – jeden z najbardziej doświadczonych ekspertów w Polsce z dziedziny zarządzania sprzedażą. Specjalizuje się w układaniu i wdrażaniu strategii w zespołach sprzedażowych, podnoszeniem efektywności całych sieci sprzedażowych jak i pojedynczych handlowców. Nadal czynny zawodowo menedżer sprzedaży, odpowiadający za wyniki sprzedażowe organizacji, jak i kariery zawodowe podwładnych handlowców. Swoje poglądy, przemyślenia w obszarze procesów sprzedażowych i szeroko pojętej obsłudze klienta, od paru lat umieszczał na portalu www.menedzersprzedazy.pl, obecnie na bloguwww.dworaczynski.pl.