Aktualności Biznes / Gospodarka / Finanse Polecamy

Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych – zasady, korzyści i konsekwencje stosowania

1 czerwca, 2021 0 komentarzy

Wprowadzenie do porządku prawnego faktur elektronicznych dla zamówień publicznych niesie ze sobą szereg nowych obowiązków i uprawnień dla stron postępowania.

Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych – podstawa prawna

Mocą Ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym wprowadzony został obowiązek odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dla zamówień publicznych. Przepisy, które weszły w życie 18 kwietnia 2019 roku są przejawem dostosowania polskich regulacji do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Ustawa reguluje zasady przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które związane są z realizacją zamówień publicznych. Należą do nich:

• zamówienie dostawy,
• awizowanie dostawy,
• potwierdzenie dostawy,
• faktura korygująca,
• nota księgowa.

Kogo dotyczy obowiązek odbierania faktur elektronicznych?

W myśl ustawy zamawiający zobowiązany jest do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, które przesyłane są za pośrednictwem platformy. Co ciekawe, analogiczny obowiązek nie został nałożony na wykonawcę. Oznacza to, że nie musi on wystawiać i wysyłać e-faktury dla zamówień publicznych, ale może z formatu takiego skorzystać. Na uwagę zasługuje także fakt, że wprowadzając obowiązek odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych ustawodawca zrezygnował z ogólnej zasady dotyczącej przesyłania e-faktur, czyli konieczności akceptacji przez odbiorcę.

Warto podkreślić, że obecnie – od 1 sierpnia 2019 roku – obowiązek odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dotyczy wszystkich zamówień publicznych. Przed tym dniem obejmował on bowiem wyłącznie zamówienia, których wartość przekraczała 30 tyś. euro.

Jakie elementy musi zawierać ustrukturyzowana faktura elektroniczna i czym jest PEF?

Ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną jest e-faktura, o której mowa w Ustawie o podatku od towarów i usług, spełniająca wymagania umożliwiające jej przesyłanie za pośrednictwem platformy. Tym samym elementy, które musi zawierać są tożsame do tych, które znaleźć muszą się na fakturze elektronicznej znanej w polskim porządku prawnym już od kilkunastu lat. Dodatkowo jednak należy wskazać w niej:

• informacje o odbiorcy płatności,
• umowę zamówienia publicznego.

Ponadto zawarte mogą zostać także inne dane, które są niezbędne z powodu specyfiki zamówień publicznych.

W związku z wprowadzeniem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej dla zamówień publicznych uruchomiona została specjalna platforma tj. Platforma Elektronicznego Fakturowania. Korzystanie z PEF jest bezpłatne, a obowiązek posiadania konta na platformie po raz kolejny nałożony został przez ustawodawcę wyłącznie na zamawiającego. Wykonawca zaś może wysyłać ustrukturyzowane faktury elektroniczne lub inne dokumenty za pośrednictwem własnego konta lub upoważnić do tego inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Jakie są konsekwencje i korzyści ustrukturyzowanych faktur elektronicznych?

Wprowadzenie e-faktur dla zamówień publicznych pociąga za sobą wiele konsekwencji. To przede wszystkim konieczność założenia konta na PEF przez zamawiających, co z czasem skutkować będzie z pewnością tym, że wykonawcy korzystający z tej formy przesyłania dokumentów będą dla nich bardziej konkurencyjni. To zaś powoduje, że także i oni muszą zmienić swoje nastawienie do cyfryzacji prowadzonej działalności.

Nie sposób nie wskazać także szeregu korzyści, które wiążą się z przesyłaniem faktur w formie elektronicznej. Wskazać można m.in.:

• ujednolicenie obsługi e-faktur w zamówieniach publicznych, w tym w przestrzeni międzynarodowej,
• zredukowanie kosztów fakturowania i przetwarzania danych,
• zmniejszenie zatorów płatniczych,
• zwiększenie szans udziału polskich firm w rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym Unii Europejskiej – PEF umożliwia bowiem komunikację elektroniczną z europejskim podmiotami sektora publicznego.