Czy w przypadku organizowania konferencji naukowej wspólnie przez przedsiębiorstwo oraz uczelnię będzie zachodzić współadministrowanie danymi osobowymi osób w niej uczestniczących (np. zgłoszenia prelegentów i ich prezentacji, zgłoszenia uczestników itp.)? Jak uregulować tę kwestię zgodnie z RODO.

Kiedy mamy do czynienia ze współadministrowaniem

W przypadku organizowania konferencji naukowej wspólnie przez przedsiębiorstwo oraz uczelnię będzie zachodzić współadministrowanie danymi osobowymi osób uczestniczących w niej, z uwagi na fakt, że obaj administratorzy decydują o celach i środkach przetwarzania danych osobowych, obaj współadministratorzy mają również dostęp do tej bazy danych. Stąd też koniecznym wydaje się porozumienie pomiędzy współadministratorami w zakresie przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych.

Jeśli jest kilku autorów prezentacji, których dane są przetwarzane wówczas można zrealizować obowiązek informacyjny w dwojaki sposób – albo zgodnie z art. 14 RODO poinformować współautorów o przetwarzaniu ich danych osobowych (jeśli oczywiście posiada dane kontaktowe), albo w regulaminie konferencji wskazać, że obowiązek informacyjny leży po stronie zgłaszającego, który ma przedstawić zgodę na przetwarzanie danych osobowych współautorów (możliwe jest również rozwiązanie, zgodnie z którym w regulaminie/zgłoszeniu wskazane zostanie, że obowiązek leży po stronie zgłaszającego, zaś poprzez fakt wysłania zgłoszenia zgłaszający oświadcza, że taki obowiązek został przez niego zrealizowany).

Ważne

Podstawą do realizacji zbierania danych osobowych jest realizacja usługi tj. art. 6 ust. 1 pkt b) RODO.

Konieczne spełnienie obowiązku informacyjnego względem uczestników konferencji

Aby kontaktować się z osobami, które zgłosiły się na konferencję (w zgłoszeniu zbiera się nr telefonu i email) nie należy wnosić o dodatkowe zgody, gdyż przetwarzanie takich danych jest niezbędne do wykonania usługi – stąd przesłanką jest art. 6 ust. 1 pkt b RODO, który nie wymaga pobierania dodatkowych zgód od uczestników, na przekazywanie ich danych osobowych (danych kontaktowych)

Jeśli organizator dokonuje rezerwacji miejsc w imieniu uczestników – w klauzulach informacyjnych powinna być taka informacja (zarówno co do przekazania danych/terminu przetwarzania danych oraz rodzaju przekazywanych danych). Od osób, które rezerwują noclegi za pośrednictwem organizatora nie trzeba pobierać zgody, bo usługa konferencji oraz noclegu jest usługą wspólną (łączną) stąd też dalej przesłanką do przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt b RODO. Wystarczy, że uczestnik konferencji zaznaczy oddzielnie, że prosi o dokonanie rezerwacji w hoteli oraz informacja o udostępnieniu danych hotelowi będzie zawarta w ogólnej klauzuli informacyjnej.

Przeczytaj też:

• Współadministrowanie danymi osobowymi przy umowach franczyzowych
• Współadministrowanie danymi – jak uregulować współpracę między administratorami

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 6, art. 14.

Monika Brzozowska-Pasieka
adwokat, dr nauk prawnych
ekspert portalu PoradyODO.pl