Koszty projektu – jak nimi zarządzać?

Istotny jest każdy etap zarządzania projektem, począwszy od tworzenia prognozy, przez weryfikację kosztów w trakcie realizacji, po określanie tolerancji odchyleń. Pierwszym często popełnianym błędem jest duże przywiązanie do wartości wskazanych w prognozach. Skutkuje to przekroczeniem budżetu, na co nie zawsze firma jest przygotowana. Każdorazowo robiąc prognozy, trzeba pamiętać o tym, że są one jedynie orientacyjne, a ostateczne koszty mogą wyglądać inaczej.

Jak planować budżet?

W zależności od tego, na jakim etapie znajduje się projekt, tworzenie prognozy wygląda inaczej. Najpierw zaczyna się od określenia ogólnych wartości. Przed rozpoczęciem prac robi się prognozę rzędu wielkości, która pokazuje orientacyjnie, czy projekt będzie kosztował kilka, czy kilkaset tysięcy. Koszty z tej prognozy, względem kosztów rzeczywistych mogą się różnić o 50% w każdą stronę.

Kiedy znane są dokładniejsze założenia projektu zestawiana jest prognoza budżetowa. Tutaj granica błędu się zmniejsza i znajduje między +10% a -25%. Dalej jest prognoza definitywna wykonywana już wtedy, kiedy projekt jest w trakcie realizacji, czyli przy znajomości wielu szczegółów. Błąd oscyluje w granicy +5% a-10%. Jeżeli prognozy będą tworzone na podstawie innych projektów, trzeba prześledzić wszystkie różnice, aby koszty były w jak największym stopniu zbliżone to rzeczywistych.

Planowanie kosztów

Po zakończonych prognozach przechodzi się do budżetowania kosztów, czyli jeszcze większego uszczegółowienia wcześniejszych założeń. Trzeba znać koszt każdego pojedynczego zadania, w tym długotrwałego. Aby to zrobić, trzeba pomnożyć cenę jednostkową, np. dzienne wynagrodzenie, przez ilość dni na realizację.

Weryfikacja i kontrola

Każdy, kto chce zapanować nad finansami projektu, musi kontrolować budżet. Raz w tygodniu lub z inną częstotliwością, należy sporządzić raport, a następnie przeanalizować go pod kątem tego, czy obecne koszty pokrywają się z tym, co było w prognozach. Na tej podstawie można sprawdzić, które założenia były prawidłowe, a co się nie sprawdziło.

Tolerancja błędu

Nie można zapominać, że prognozy bazują na szacunkowych kwotach, zatem ostateczne koszty będą się różniły od planowanych. Jednak różnica nie może być zbyt duża. Należy wyznaczyć granicę błędu, nie większą niż 10% i podczas analizy raportów sprawdzać, czy budżet nie został przekroczony. Jeżeli tak się stało, należy zweryfikować, dlaczego do tego doszło i zastanowić się, gdzie można ograniczyć przyszłe koszty. Aby mieć większe poczucie bezpieczeństwa, przed przystąpieniem do realizacji projektu, warto pewną kwotę przeznaczyć na poczet rezerw finansowych, które będą wykorzystane po przekroczeniu budżetu. Dzięki temu przedsiębiorstwo może zabezpieczyć się na przyszłość przed nieprzewidzianymi wydatkami.