Asystentka Kobieta w Biznesie

Asystentka musi czasem myśleć szybciej niż szef – rozmowa z Natalią Zawistowską, Asystentką Roku 2009

26 stycznia, 2010

Co sprawiło, że wzięła pani udział w Ogólnopolskim Konkursie „Asystentka roku 2009”, organizowanym przez EUMA-Poland?
Firma Tchibo, w której pracuję, prenumeruje dla mnie magazyn „Sekretariat”. W jednym z numerów zobaczyłam ogłoszenie o konkursie. Pomyślałam, że skoro już prawie siedem lat pracuję w zawodzie, powinnam to uczcić udziałem w konkursie, żeby sprawdzić czy rzeczywiście jestem profesjonalną asystentką. Chciałam zobaczyć, czy jestem dobra w tym, co robię.

Zależało pani na ocenie profesjonalistów?
Tak. Tym bardziej, że znam panią Halinę Füchsel, uczyłam się pod jej kierunkiem w Państwowym Studium Stenotypii i Języków Obcych w Warszawie przy ul. Ogrodowej. To ona odpowiedziała na moje zgłoszenie i wtedy już wiedziałam, że dobrze robię.

Czego dotyczył konkurs? Jaki miał przebieg?
Po zgłoszeniu otrzymałam do wyboru trzy tematy na felieton. Wybrałam temat o wpływie asystentki na wizerunek firmy. Po tygodniu od przesłania pracy dostałam informację o zakwalifikowaniu mnie do konkursu. Obejmował on trzy etapy – zadania. Pierwszy wymagał przygotowania, krok po kroku, przyjazdu i dwudniowego pobytu w Polsce dwunastu gości z różnych krajów. Tematem spotkania była globalizacja. Trzeba było przetłumaczyć na język angielski przemówienie prezesa skierowane do gości, przygotować zaproszenia, agendę, wykazać inicjatywę w zapewnieniu gościom ciekawego pobytu w Warszawie. Moim zdaniem to był rodzaj testu na kreatywność i pomysłowość. Drugi etap obejmował autoprezentację przed komisją konkursową, a trzeci – odpowiedź na list niezadowolonej uczestniczki konkursu, która się żaliła, że nagroda, którą otrzymała, nie była taka, jak się spodziewała. Trzeba było w miły sposób jej odpowiedzieć.

Ile miała pani czasu na przygotowanie autoprezentacji?
Wcześniej nie wiedziałam, że trzeba będzie się zaprezentować. Dowiedziałam się o tym na miejscu, ale domyślałam się, że może być takie zadanie. Czasu na przygotowanie miałam tyle, ile trwało przesłuchanie osoby przede mną, czyli pięć-osiem minut. Jestem osobą spontaniczną, więc chciałam pokazać się taką, jaką jestem na co dzień, z taką wiedzą, jaką mam. Dałam z siebie tyle, ile w tym momencie mogłam.

Która z części konkursu była dla pani najtrudniejsza?
Nie używałabym określenia najtrudniejsza, bo umiejętności, którymi miałam wykazać się  podczas konkursu, wykorzystuję na co dzień w pracy. Przyjazdy i wyjazdy gości, delegacje – z tym nie mam problemu. Pewną trudność sprawił mi tylko sam temat – globalizacja, który jest stosunkowo nowy, a  słownictwo z tym związane nie jest powszechnie znane. Nawet pracownicy wyższego szczebla nie używają go na co dzień. Chwilami nawet po polsku było trudno zrozumieć, o co chodzi. Ale musiałam jakoś z tego wybrnąć i pokazałam, na co mnie stać.

Widać, że zrobiła to pani bardzo dobrze, skoro to właśnie panią wybrano na Asystentkę Roku 2009. Gratuluję. Wspomniała pani wcześniej, że uczyła się w szkole przy Ogrodowej…
Jestem absolwentką tej szkoły, ukończyłam ją w 2002 roku. Jednocześnie zaocznie studiowałam i ukończyłam kierunek Turystyka i Rekreacja w Akademii Wychowania Fizycznego w Warszawie. Chwilami było mi trudno to pogodzić, bo sesje odbywały się w tym samym czasie, ale na szczęście nauczyciele z „Ogrodowej” byli wyrozumiali i ukończyłam obie szkoły z bardzo dobrymi wynikami.

A jakie ma pani doświadczenie zawodowe?
Zaraz po ukończeniu szkoły przy Ogrodowej zatrudniłam się w szkole językowej jako sekretarka. Chciałam od razu pracować, aby nie zapomnieć tego, czego się nauczyłam. Pracowałam tam prawie dwa lata. Kiedy zauważyłam, że nie rozwijam się zawodowo, że potrzebuję bardziej dynamicznego stanowiska, zatrudniłam się w nieco większej szkole językowej. Byłam tam asystentką, sekretarką, zajmowałam się reklamą i wizerunkiem firmy. Tam pracowałam także dwa lata. Potem znowu zaczęłam odczuwać monotonię pracy i doszłam do wniosku, że muszę poszukać innej firmy, ale nadal na stanowisku asystenckim. I tak trafiłam do Tchibo, gdzie pracuję już prawie dwa i pół roku. Najpierw byłam koordynatorem w dziale sprzedaży i marketingu oraz asystentką dyrektora tego działu. Kiedy mój przełożony dostał awans i wyjechał na Węgry, dyrektor zarządzający – pan Artur Starek – zaproponował mi stanowisko jego asystentki. Jestem nią do dziś.

Dużo ma pani obowiązków?
Trudno mi wszystkie wymienić, ponieważ każdego dnia dochodzi coś nowego. Ze spraw stałych moja praca polega na zajęciach papierkowych, czyli  przygotowywaniu dokumentów, odbieraniu poczty, e-maili, a także kontaktach z klientami, reklamie, PR, organizacji wyjazdów i przyjazdów gości, prowadzeniu kalendarza przełożonego. Poza tym służę szefowi pomocą w wielu innych sprawach. Codziennie pomagam przy projektach, raportach, sprawozdaniach, tłumaczeniach, uczestniczę w spotkaniach i przygotowuję prezentacje. Jest ich sporo, ponieważ w naszej firmie stanowią one podstawową formę zdobywania wiedzy i przekazywania informacji między działami. Jestem w Tchibo jedyną asystentką, więc staram się pomagać wszystkim dyrektorom. I dobrze się składa, bo lubię pracować. Kiedy przychodzę do pracy i wiem, że czeka na mnie wiele różnych spraw, jestem spokojna, bo to znaczy, że mam co robić i jestem innym potrzebna.

Czy w swojej pracy na co dzień wykorzystuje pani język angielski?
Firma jest niemiecka, jej siedziba znajduje się w Hamburgu, więc część dokumentów jest po niemiecku. Ale daję sobie z tym radę. A angielski jest powszechnie używany i głównie w tym języku się porozumiewam.

Czy ukończone studia wiążą się w jakimś stopniu z pani pracą?
Sport był i jest moją pasją, trenowałam różne dyscypliny. Mówią o mnie, że jestem komunikatywna i bezpośrednia, więc pomyślałam, że mogłabym być pilotem wycieczek lub rezydentem. Stąd wybór turystyki i rekreacji, a jednocześnie kierunku asystenckiego. W obu przypadkach to kontakt z ludźmi, zmienność, wciąż nowe sytuacje. Te kierunki w pewnym stopniu się uzupełniają. A ja lubię dynamikę. Od roku jestem nie tylko asystentką dyrektora zarządzającego, ale też finansowego. Mam dwóch przełożonych i podwójne zadania, z dwóch dziedzin – finansów i księgowości oraz ogólnych spraw Tchibo. Energia, którą zyskałam studiując na AWF, pozwala mi teraz dobrze wykonywać zawód asystentki. Poza tym wcale nie skończyłam ze sportem wraz z ukończeniem studiów. Latem jeżdżę na rowerze, na rolkach, chodzę po górach, łowię ryby, a zimą pływam, tańczę i gram w tenisa.

Co w pani ocenie odróżnia dobrą asystentkę od przeciętnej?
U dobrej asystentki ważny jest kontakt z przełożonym, oparty na zaufaniu i lojalności. Musi myśleć szybciej niż szef – zanim on o coś poprosi, ona powinna już to zrobić. Ponadto przestrzega rytuałów, o wielu sprawach nie trzeba jej przypominać, one się po prostu same dzieją. Bez zbędnych słów wie, czego szef oczekuje i wymaga. Ponadto musi się dobrze komunikować z zespołem, choć nie ma okazji integrować się z działami, bo zawsze jest potrzebna na miejscu. Musi umieć oddzielać sprawy prywatne od służbowych i „poświęcić” dla ważnych spraw, projektów czy prezentacji w firmie.

Czy z zawodem asystentki wiąże pani swoją przyszłość?
To, co robię, bardzo mi odpowiada. Nie mam potrzeby bycia liderem. Gdyby była możliwość połączenia stanowiska asystentki z kierownikiem recepcji, sprawującym pieczę nad dwiema osobami tam pracującymi, to robiłabym to bardzo chętnie. Natomiast na pewno nie zrezygnowałabym z pracy asystentki na rzecz innego stanowiska. To stanowisko sprawia, że czuję się w firmie jak w drugim domu, czuję się potrzebna i doceniona.
Zwycięstwo w konkursie wzmocniło mnie wewnętrznie, pokazało, że jestem dobrze przygotowana do pracy. A poza tym zrobiłam coś dla siebie. Polecam takie doświadczenie wszystkim, bo to wspaniałe przeżycie. I dostałam kwiaty, ciepłe słowa od szefa, współpracowników, a informacja o mojej wygranej była zamieszczona w naszym wewnętrznym newsletterze.

25 stycznia jest Święto Sekretarek i Asystentek. Czego z tej okazji życzy pani koleżankom i oczywiście sobie?
Sprawnego i szybkiego komputera, pogodnych i wyrozumiałych przełożonych oraz… ośmiogodzinnego dnia pracy. Poza tym chciałabym, aby wszystkie asystentki nimi pozostały, nie przeszły na „wyższe” stanowiska. Im dłużej bowiem jest się w tym zawodzie, tym jest ciekawiej. Życzę każdej z koleżanek, aby była pewna swojej pozycji, stanowiska i możliwości.

Rozmawiała Jolanta Zientek-Varga

Źródło: sekretariat.infor.pl