Usługi księgowe online stają się coraz popularniejsze. Jest to bez wątpienia bardzo wygodne i oszczędne rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw, jak i fundacji czy instytucji. W kontekście usług księgowo-finansowych i kadrowo-płacowych online warto pamiętać także o niezwykle ważnej kwestii – bezpieczeństwie gromadzonych danych. Jak więc wybrać usługodawcę, który zagwarantuje najwyższy poziom zabezpieczeń?
Rozwój nowych technologii oraz informatyzacja sektorów publicznych i prywatnych otwierają okno na nowe zagrożenia. Bez wątpienia skala cyberprzestępczości rośnie, nie tylko w kontekście wykradania danych osób prywatnych, ale też wrażliwych danych finansowych i kadrowych firm i instytucji. Przechowywanie dokumentacji na słabo zabezpieczonych komputerach w małych, lokalnych biurach rachunkowych, jest więc dziś mało rozsądnym rozwiązaniem. Jak w takim razie zadbać o bezpieczeństwo wrażliwych danych finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych?
Czym jest księgowość online?
Księgowość internetowa w uproszczonej formie może przypominać wirtualną księgę przychodów i rozchodów, w praktyce jednak od lat usługodawcy poszerzają zakres dostępnych narzędzi i możliwości. Księgowość online w praktyce przypomina więc dziś elektroniczne biuro – usługodawcy oferują szereg aplikacji do zarządzania finansami i kadrami, a wszelkie dane firmy przechowywane są bezpiecznie w chmurze. Dzięki udostępnionym aplikacjom możliwa jest pełna kontrola nad prowadzoną księgowością. Usługi te ułatwiają również sporządzanie sprawozdań finansowych czy przygotowywanie deklaracji podatkowych – nad całokształtem czuwa przygotowany do tego zespół obsługujący Klienta.
Udostępnione narzędzia umożliwiają również sprawne zarządzanie płacami i kadrami w firmie. Każdy pracownik może więc uzyskać wgląd w informacje o aktualnych umowach czy rozliczeń z ZUS, może też własnoręcznie rozliczyć delegację czy złożyć wniosek urlopowy. Przeniesienie bazy do elektronicznego systemu pozwala także na ewidencję umów i dokumentów, koordynację szkoleń BPH i badań profilaktycznych, wliczając w to przypominanie o upływających dla nich terminach ważności.
Co więcej, wielu dostawców usług księgowości online w pełnej formule oferuje także pełne wsparcie w kontaktach z ZUS czy Urzędem Skarbowym, a także pełne doradztwo w zakresie analityki finansowej przedsiębiorstwa, czyli wsparcia chociażby podczas wnioskowania o kredyt. Wbrew pozorom tego typu usługi nie są drogie, zatrudnieniu dodatkowego personelu jest bowiem dużo bardziej kosztowne niż abonament za tego rodzaju usługi. Zdalna księgowość online ułatwia więc zarządzanie firmą zarówno w kontekście finansów i księgowości, jak i kadr i płac.
Bezpieczeństwo danych
Faktury, umowy, sprawozdania i analizy finansowe i inne, niezwykle wrażliwe dokumenty – o bezpieczeństwo tak ważnych dla każdej firmy materiałów dbać musi każdy przedsiębiorca. Przechowywanie danych finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych w teczkach i na kiepsko zabezpieczonych komputerach to już rozwiązanie archaiczne i ryzykowne. Warto też pamiętać, że oprócz kwestii bezpieczeństwa danych przed wglądem osób trzecich uwzględnić należy także nieoczekiwane sytuacje, w wyniku których dane mogłyby zostać utracone – na przykład błąd ludzki, pożar czy awarię sprzętu. Księgowość online stanowi odpowiedź na tego typu problemy, a najlepsi dostawcy tego typu usług niezwykle wnikliwie podchodzą do ochrony wrażliwych danych firmy. Oddanie bezpieczeństwa IT w ręce doświadczonego usługodawcy, który dysponuje zaawansowanym oprogramowaniem jest również dużo bardziej opłacalne niż utrzymanie własnego zaplecza. Usługi księgowe online w formule zdalnej to więc rozwiązanie wygodne i oszczędne, co stanowi główny powód dla którego coraz więcej przedsiębiorstw i instytucji decyduje się na implementację tego typu systemów.
Dostawcy usług księgowych online
Najlepsi dostawcy usług księgowości online oferują najwyższy poziom bezpieczeństwa danych firmy. Na polskim rynku w tym kontekście wyróżnia się szczególnie ING Księgowość [http://www.ingksiegowosc.pl/o-usludze], oferta Grupy ING, która w ramach spółki ING Usługi dla Biznesu oferuje niezwykle zaawansowane aplikacje i pełne wsparcie w formule zdalnej. W ramach ING Księgowość firma otrzymuje zaawansowane zabezpieczenia, podobne do tych które ochraniają rachunki bankowe. Systemy informatyczne i osłony ogniowe zabezpieczające wrażliwe dane firmy są też na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że wszelkie wrażliwe dane są bezpieczne przed atakami hakerów. Przechowywanie danych w chmurze pozwala natomiast na odzyskanie dokumentacji w razie awarii czy błędu ludzkiego, a możliwość nadawania różnego rodzaju uprawnień pracownikom pozwala na kontrolę do jakich danych mają oni wgląd. Przeniesienie księgowości online na zewnątrz to również duża oszczędność w kontekście logistycznym. Przechowywania danych we własnym zakresie i przy wysokim poziomie zabezpieczeń i odpowiednimi osłonami przeciwko atakami DDoS, zero-day czy APT wiąże się bowiem z dużymi wydatkami. W przypadku księgowości online, o kwestie te dba usługodawca.
Bezpieczeństwo to podstawa
O poufność danych księgowo-finansowych oraz kadrowo-płacowych zadbać musi każdy przedsiębiorca, co wynika nie tylko z powodów czysto biznesowych, ale także prawnych, wynikających chociażby z obowiązku ochrony danych osobowych pracowników. Bezpieczeństwo danych księgowych w firmie jest więc niezwykle ważne, szczególnie przy rosnącej działalności cyberprzestępczości. Przyjazna i wygodna księgowość to korzyść oraz oszczędność dla firmy. Bezpieczeństwo IT w zakresie ochrony wrażliwych danych firmowych to natomiast kwestia, której nie wolno traktować po macoszemu.
