Asystentka Kobieta w Biznesie

Jak protokołować

10 kwietnia, 2010 0 komentarzy

Do rutynowych obowiązków sekretarki i asystentki, związanych z aktywnym słuchaniem, należy protokołowanie. Od protokolanta wymaga się zdolności koncentracji uwagi, obserwacji oraz syntetyzowania danych i sprawnego formułowania wypowiedzi.

Protokół stanowi zapis sprawozdawczy z jakiegoś wydarzenia (np. zebrania) lub zapis czynności przeprowadzonych zazwyczaj przez urzędową osobę (np. protokół po kontroli). Może mieć charakter syntetyczny, gdy problematyka zostaje ujęta w zwięzłe punkty albo narracyjny – wówczas problematyka zostaje przekazana w formie opowiadania.

Treść przebiegu wydarzenia może zostać:

zaprotokołowana w formie dosłownej (ze stenogramu, zapisu magnetofonowego lub z dostarczonych wypowiedzi uczestników),
syntetycznie streszczona (jednak skrótom nie podlegają wnioski i uchwały, ewentualnie występujący mogą domagać się zapisania ich głosu),
zapisana w formie uproszczonej (wtedy podaje się jedynie uchwały.

Wymogi stawiane przed protokołem to szczegółowość, ścisłość, przejrzystość i wierność w relacjonowaniu faktów, wszystkich bądź wybranych zgodnie z ich ważnością (dlatego dobrze jest prowadzić notatki w trakcie protokołowanego spotkania, czasem wymagane jest uzgodnienie poszczególnych punktów z autorami wystąpień).

Protokół odznacza się stylem urzędowym, obecnością ustalonych zwrotów i wyrażeń, nierzadko obecnością specjalistycznego słownictwa.

Kolejność zapisu

Protokół zakłada ustaloną kolejność zapisu poszczególnych elementów:

tytuł „Protokół z …”,
przedmiot, rodzaj i cel zebrania,
organizator zebrania,
miejsce zdarzenia i data,
lista obecnych bądź nieobecnych,
porządek obrad,
chronologiczny przebieg spotkania zanotowany osobno w formie uwag – osobnych akapitów – do punktów porządku obrad,
podpis przewodniczącego zebrania, potwierdzający zgodność protokołu z wydarzeniem,
podpis protokolanta.

Pułapki protokołowania

Oto kilka najczęstszych błędów popełnianych podczas protokołowania i rady, jak ich uniknąć.

Niedostateczne przygotowanie – Często zdarza się, że dopiero w ostatniej chwili dowiadujesz się, że trzeba sporządzić protokół z narady. Brakuje czasu, aby się starannie przygotować. Dlatego też, wiedząc, że planowane jest zebranie, upewnij się zawczasu, kto będzie protokolantem, lub zapytaj, czy to należy do twoich zadań. Jeśli tak, postaraj się zdobyć jak najwięcej informacji o temacie, dziedzinie, porządku obrad i przebiegu spotkania. Przygotuj również listę jego uczestników – wraz z imionami, nazwiskami oraz pełnioną funkcją. Zadbaj o materiały – wystarczającą ilość papieru do notowania lub potrzebne dane w notebooku. Jeśli o swoim zadaniu dowiedziałaś się późno, zatroszcz się przynajmniej o to, co najważniejsze – na przykład listę uczestników – i poinformuj swego szefa, jakie dane są ci potrzebne. Nie wstydź się zapytać o to na początku zebrania.
Własna niepewność – „Ja tu tylko protokołuję” – oto klasyczny przejaw pomniejszania własnej wartości. Protokolant bierze na siebie bardzo ważne i niełatwe zadanie: utrwala na piśmie wielość i różnorodność pomysłów, segreguje je tematycznie i formułuje w taki sposób, aby były zrozumiałe dla wszystkich, a w końcu tworzy z nich pewną całość, podaną w przejrzystej i klarownej formie. To nie tylko zwykłe zapisywanie. Właśnie dlatego masz prawo oczekiwać od uczestników narady zainteresowania i chęci współpracy. I uzyskasz je tym łatwiej, im bardziej pewny siebie im się wydasz. Przed rozpoczęciem spotkania musisz uświadomić sobie, jak istotna jest twoja rola. W końcu nawet najlepsze wystąpienia i najbardziej oryginalne pomysły nie odniosą skutku, jeśli nie zostaną w odpowiedni sposób udokumentowane.
Problemy ze słuchaniem – Ten, kto nie jest w stanie się skupić i uważnie przysłuchiwać dyskusji, przeoczy najważniejsze sprawy. Musisz być maksymalnie skoncentrowana. To ważne, zwłaszcza podczas dłuższych posiedzeń, może się wtedy zdarzyć, że twoje myśli zaczną gdzieś uciekać. W przypadku pozostałych uczestników nie jest to problemem – po prostu przestaną zabierać głos, ty jednak nie możesz pozwolić sobie na takie przerwy. Aktywnie słuchać to znaczy mieć uszy otwarte na wszystkie głosy w dyskusji, bez żadnych uprzedzeń i kierowania się myślą: no tak, tego dobrze znam, więc i tak wiem, co ma do powiedzenia. Jeśli ten ktoś wpadnie na zaskakujący pomysł, może pozostać nie odnotowany, bo ty spostrzeżesz to za późno. Skup się więc wyłącznie na samych wypowiedziach i nie pozwól, by rozpraszała cię twoja własna ocena poszczególnych dyskutantów. Praktyczna rada: utrzymuj kontakt wzrokowy z mówcą, to wymusza uwagę.
Pośpiech – Sporządzenie dobrego protokołu kosztuje sporo wysiłku i niekiedy trzeba poświęcić na to wiele godzin. Unikaj błędu polegającego na sugerowaniu się czasem trwania narady. Zwłaszcza czas poświęcony przygotowaniu się do niej bywa często niedoceniany, prawda zaś jest taka, że im staranniej to zrobisz, tym łatwiej będzie ci potem wywiązać się ze swojego zadania. Tak czy inaczej, nakład twojego czasu może okazać się dwa, a nawet trzy razy większy od czasu protokołowanego spotkania.
Brak notatek – Podstawą twojej pracy będą sporządzane na bieżąco zapiski z narady. Nawet podczas krótkich zebrań ważne jest, aby bezbłędnie zanotować najważniejsze wnioski. Co jednak zrobić, gdy okazuje się, że o to nie zadbałaś, notatki gdzieś przepadły lub nie możesz odczytać pisanych w pośpiechu zdań? Albo pomyliłaś uczestników i nie potrafisz dopasować wypowiedzi do konkretnych osób? To już się stało, ale wyciągnąć wnioski na przyszłość! Po pierwsze, nie żałuj papieru. Pisz dużymi literami, rób spore odstępy, użyj wielu kartek – łatwiej będzie ci później odczytać własne notatki. Ponumeruj przed zebraniem strony i zaraz po jego zakończeniu sprawdź, czy masz je wszystkie, ułożone chronologicznie. Jeśli to możliwe, w trakcie narady, zanim uczestnicy przejdą do kolejnego punktu, odczytaj zapisane przez ciebie najważniejsze wnioski, aby uniknąć w ten sposób ewentualnych niejasności. W końcu jest to w interesie wszystkich i w firmie, której zależy na osiąganiu jak najlepszych efektów, powinien znaleźć się na to czas.
Nieprzejrzysta forma – Pisząc protokół, musisz wiedzieć, jakie zasady obowiązują w twojej firmie. Nie trzymaj się jednak ślepo przyjętych wzorów. Zastanów się, czy forma pasuje do treści. Często zdarza się, że na pierwszy rzut oka dokumenty sprawiają wrażenie przekonujących, kiedy jednak czytający zaczyna szukać określonego ustępu, stwierdza, że brakuje im przejrzystości. Spójrz więc z dystansem na pismo, które sporządziłaś. Czy można w nim łatwo znaleźć potrzebne informacje? Czy jego wygląd ułatwia czytanie? Zwróć uwagę na optymalny dobór czcionki – każda mniejsza niż 12 punktów będzie słabo czytelna. Literówki i inne pomyłki również utrudniają lekturę. A błąd ortograficzny czy w pisowni nazwiska, pomylenie „pana” z „panią” sprawią, że nawet najbardziej profesjonalny dokument może zostać uznany za fuszerkę.
Zabarwienie emocjonalne – Od protokolanta raczej nie oczekuje się, aby zabierał głos w dyskusji – powinien oddać jej przebieg w sposób maksymalnie obiektywny. Im bardziej jednak temat spotkania dotyczy go osobiście lub żywo interesuje, tym trudniej przyjdzie mu wyłączyć emocje. Własne sympatie i antypatie to jednak coś, co niełatwo jest ukryć. Może się więc zdarzyć, że protokołując wypowiedź nielubianej osoby użyje słówka „wtrącił” zamiast być może bardziej odpowiadającego prawdzie „rozwinął”…
Zwróć uwagę na precyzyjny, rzeczowy ton relacji. Ogromna ilość czasowników, jakich można użyć w miejsce zwykłych „mówić” i „pytać” również skłania do stosowania subtelnych form manipulacji. W ten sposób można pomniejszyć znaczenie poszczególnych wypowiedzi. Bądź więc świadoma, że subiektywizm to pułapka.
Rezygnacja – Przygotowanie profesjonalnego protokołu oznacza sporo wysiłku i pracy, a to przecież nie jedyna rzecz, która czeka na załatwienie na twoim biurku. Twoje zadanie będzie jednak jeszcze bardziej żmudne, jeśli będziesz musiała ciągle poprawiać dokument. Cieszysz się, że wreszcie skończyłaś, aż tu nagle przychodzi e-mail od jednego z uczestników narady, który prosi, żebyś zmieniła „jeden drobiazg”. Twój szef z kolei życzy sobie, żeby „jeden punkt” został inaczej sformułowany. A potem kolejne wersje protokołu trzeba na nowo porozdzielać, wysłać, archiwizować. Wtedy łatwo o pomyłkę. I tak część osób, które wzięły udział w naradzie, otrzymuje wersję trzecią, a pozostali wariant czwarty, do archiwum zaś trafia zaś wersja numer dwa. Rok później, kiedy sporny punkt zyskał na znaczeniu, bałagan wychodzi na światło dzienne. Nie traktuj więc konieczności poprawiania jako krytyki twojej pracy czy twojej osoby, lecz jako część swoich obowiązków. I nie zapomnij wpisać na kolejnych wersjach dat – dzięki temu unikniesz pomyłki.
Nieprofesjonalne sformułowania – Protokół to dokument przeznaczony do czytania. Jeśli odbiorca będzie musiał przebrnąć przez masę niepotrzebnych słów i źle skonstruowanych zdań, szybko zgubi wątek. Aby tego uniknąć:

unikaj nagromadzenia rzeczowników, np. „zaistnienie konieczności zapoznania się z opiniami uczestników spotkania”; czasowniki brzmią bardziej dynamicznie,

oszczędnie używaj przymiotników – twój protokół nie ma niczego oceniać, przymiotniki zaś pełnią tę funkcję („krótka analiza sytuacji, przedstawiona przez nieocenioną panią X…”),

skracaj uprzejmości – czytelnika z pewnością nie zainteresuje, że jeden z pracowników „cieszy się ogromnie, iż ma okazję zabrać głos w spotkaniu z udziałem niezmiernie szanowanych panów X i Y”,

unikaj następujących po sobie przyimków, takie zdanie brzmi bardzo skomplikowanie.

Słownictwo protokołu:

zagaić dyskusję, przewodniczyć zebraniu, wystąpić z wnioskiem, wybrać przez aklamację, zaproponować porządek obrad/zebrania, przeprowadzić wybory, dokonać wyboru, przedłożyć wniosek/ własne uwagi, złożyć oświadczenie, zabrać głos, wziąć udział w dyskusji, przegłosować propozycję, wstrzymać się od głosowania, wniosek przechodzi większością głosów/ upada / zostaje przyjęty / zostaje odrzucony, poddać pod dyskusję, wnieść poprawkę, wyrażać odmienne zdania, postawić wotum zaufania /nieufności, prosić o głos /o dopuszczenie do głosu, zaprotokołować, podjąć uchwałę, wystosować apel, zgłosić propozycję, zaprotestować, nie wyrazić zgody, przerwać / zawiesić obrady.
Osoby: kandydat, kontrkandydat, dyskutant, oponent, uczestnik, przewodniczący.

Źródło: Sekretariat