Biznesowe spotkania to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Podstawą jest oczywiście merytoryczne przygotowanie, ale również i inne elementy odgrywają przy tej okazji bardzo ważną rolę.
O powodzeniu biznesowego spotkania decyduje wiele przesłanek. Znajomość branży, w której funkcjonuje firma klienta oraz wiedza na temat osiąganych przez nią sukcesów zawsze punktują, ale w praktyce zwykle okazują się niewystarczające. Warto zapamiętać, iż drugiej szansy na zrobienie na rozmówcy dobrego wrażenia nie będzie.
Ustal miejsce i termin spotkania
Podstawą uwieńczonego sukcesem spotkania biznesowego jest dobry plan dostosowany do konkretnej sytuacji. Mając na uwadze profil działalności prowadzonej przez klienta firmy, należy zastanowić się nad najistotniejszymi zagadnieniami, jakie będą poruszane w trakcie rozmowy. W zależności od jej tematyki oraz konieczności przedstawienia prezentacji itp. wybiera się odpowiednie miejsce – w niektórych przypadkach świetnie sprawdza się np. elegancka restauracja czy kawiarnia, w innych zaś niezbędne jest odpowiednio wyposażone, profesjonalne zaplecze konferencyjne.
Termin trzeba uzgodnić z wyprzedzeniem, by nie kolidował z żadnymi pilnymi sprawami oraz aby nie był na siłę „wciskany” do grafika.
Szansę na zwiększenie efektywności spotkania podnoszą:
- mała liczba uczestników,
- personalizacja meetingu – należy zadbać o to, by wszyscy uczestnicy mieli świadomość, iż pełnią w spotkaniu ważną rolę.
Zadbaj o wizerunek
Spotkania biznesowe są istotnymi czynnikami uczestniczącymi w procesie kreowania pozytywnego wizerunku firmy, dlatego też zasada „jak cię widzą, tak cię piszą” nabiera w tym kontekście szczególnego znaczenia. Nie bez powodu zatem ogromną wagę przykłada się do takich aspektów jak:
- przestrzeganie podstawowych zasad savoir vivre’u – w ich ramach mieści się m.in. punktualność, wymiana wizytówek, kwestie związane z przechodzeniem na „ty” itp.,
- dress code – klasyczny kostium bądź garsonka w stonowanych barwach to zdecydowanie najlepszy wybór na omawianą okoliczność,
- dojazd – na spotkanie możemy oczywiście dotrzeć taksówką, ale to, jakim samochodem przyjedziemy, ma znaczenie wizerunkowe – dobry, elegancki samochód jest wizytówką firmy. Dlatego warto rozważyć opcję, jaką jest wynajem samochodów osobowych; tego typu usługi świadczone przez firmy takie jak np. Vanfleet dedykowane są zarówno klientom indywidualnym, jak i biznesowym, auto możemy wynająć także krótkoterminowo.
Przygotuj podsumowanie
Na tym nie koniec. Po każdym spotkaniu – bez względu na jego tematykę i czas trwania – warto pokusić się o przygotowanie niedługiego podsumowania zawierającego najważniejsze konkluzje oraz pozwalającego usystematyzować rozmowę i wyciągnąć z niej konstruktywne wnioski. Obecnie praktykowanie jest wysyłanie takich podsumowań mailem – najlepiej zrobić to jeszcze tego samego dnia, po zakończeniu spotkania.
